Los 5 pasos de un proceso de resolución de problemas

En el mercado laboral de casi cualquier sector, que es cada vez más competitivo, es muy importante reunir una gran cantidad de aptitudes que te hagan destacar por encima del resto al optar a tu cargo soñado.

Entre las competencias codiciadas por las empresas más grandes del mundo la que debes presentar es la resolución de problemas, sin duda.

¡Ahora, empieza a apuntar! Pues, te brindaremos información muy útil para que también puedas desarrollar tu resolución de problemas y te hagas un candidato más atractivo para cualquier trabajo al que aspires.

¿Qué es la resolución de problemas?

Entendemos como resolución de problemas a la habilidad que nos permite dar solución a situaciones problemáticas de una forma eficaz y ágil. Se basa en el pensamiento lógico para hallar alternativas, evaluarlas, aplicarlas y luego supervisarlas.

Las habilidades de resolución de problemas son procesos cognitivos que indican apertura, curiosidad, flexibilidad y pensamiento divergente en una persona. Todo esto derivado de una observación y reconocimiento preciso del entorno.

Todo puesto de trabajo pone al empleado en posición de realizar determinadas tareas para contribuir con el funcionamiento óptimo de la empresa que integra. Como es lógico, tal dinámica implica que este deberá sortear algún tipo de problema de vez en cuando.

Es por lo anterior que, en el ecosistema laboral de la actualidad, los empleados con la capacidad de dar con la solución de un problema ocasional son altamente codiciados por las organizaciones, especialmente si se trata de ocupar una posición de liderazgo.

Aquellas personas que desarrollan esta capacidad, a un alto nivel, se apoyan en el ejercicio del pensamiento crítico y la toma de decisiones.

Los 5 pasos de un proceso de resolución de problemas

Hay muchas maneras de resolver cada situación, pero la habilidad a la que hacemos referencia no se trata simplemente de la solución de problemas, sino de encontrar la mejor solución.

Es por ello que la mejor manera de afrontar un inconveniente es aplicar un correcto proceso de resolución de problemas, siguiendo los pasos que te presentamos a continuación:

1. Análisis del problema

El primer paso para aquel que desea encontrarle solución a un problema es la recopilación y evaluación de datos sobre las necesidades que se deben cubrir y los conocimientos requeridos para ello.

Una de las maneras más eficientes de hallar estos datos es realizar las siguientes preguntas:

• ¿Quién? - Los involucrados y afectados por el problema.
• ¿Qué? - La descripción del problema.
• ¿Dónde? - Lugar en el cual sucedieron los hechos.
• ¿Cuándo? - El tiempo en el que ocurrieron los hechos.
• ¿Por qué? - Las causas y consecuencias del problema.
• ¿Cómo? - De qué manera ocurrió el problema.

Luego de realizar estas preguntas, seguramente podrás visualizar mejor la situación a resolver, analizarla de manera objetiva y diseñar un plan de acción para solventarla.

2. Identificación de posibles soluciones

Una vez tengas claro el problema, debes pensar en cómo funciona una solución. Ahora debes idear múltiples enfoques para abordar cada detalle surgido en el paso anterior.

Como es muy difícil que solo haya una solución posible para un problema, debes crear un conjunto de ideas que puedan funcionar y luego elegir las mejores.

A esto se le llama pensamiento creativo, y estas son algunas técnicas para ponerlo en marcha:

• Reúnete con tu equipo y hagan una lluvia de ideas: brinda contexto a tu equipo sobre la situación a resolver y luego elaboren una lista de ideas entre todos.
• No rechaces ninguna idea al principio: antes de decidir cuáles ideas funcionan y cuáles no, date un tiempo para juntar todas las posibles.
• Habla con cada miembro de tu equipo: para evitar que algunas personas se cohíban al tener que aportar una idea, intenta acercarte a cada uno y anímalos a contribuir en la búsqueda de una solución.
• Sal de tu rutina: en lugar de pedir ideas en una reunión de oficina o en una videollamada, cita a tu equipo en una cafetería o en algún parque, quizás esto ayude a que fluyan mejor las ideas.

3. Evaluación y toma de decisiones

Acto seguido, llega el momento de poner en una balanza los recursos, el costo y los obstáculos para aplicar cada solución. Se trata de analizar cada estrategia y decidir cuál de las soluciones que se manejan es la mejor.

Para ello, es importante que tengas en cuenta dos preguntas: ¿cuál es el resultado deseado de esta solución?, y ¿quién puede beneficiarse de esta?

Establece un plazo máximo para tomar las decisiones e infórmaselo a tu equipo de trabajo.

4. Implementación de la solución

Ya tienes una solución en mente, ahora hazla realidad. Comienza a desarrollarla con las personas más cercanas al problema y luego con aquellos que se vieron menos afectados y, así, sucesivamente.

Indícale a tu equipo las tareas que deben llevar a cabo para evitar que cada miembro lidie con más trabajo del que puede afrontar y luego planifica el monitoreo sistemático de la solución una vez implementada.

5. Evaluación de la eficacia de la solución elegida

Finalmente, tienes que controlar el funcionamiento de la solución con rapidez y hacer los ajustes necesarios. Con esto, habrás resuelto el problema.

Tips del método de solución creativa de problemas (CPS)

Para avanzar en el desarrollo de esta capacidad, no podemos dejar de mencionar el método de solución creativa de problemas (Creative Problem Solving, por sus siglas en inglés), planteado por Sidney Parnes y Alex Faickney Osborn, el padre de la aportación de ideas tradicionales.

Dichos autores concibieron esta forma de «creatividad intencional», enfocada en la resolución de problemas de la vida cotidiana y profesional, además de la búsqueda de oportunidades. Tal proceso fue ideado con la finalidad de trascender el pensamiento convencional para dar con soluciones novedosas y de mayor valor.

Este proceso engloba los siguientes aspectos en su realización:

1. Separa la conceptualización de la evaluación

Al aportar ideas creativas es importante enumerarlas. El punto de partida clave de esta fase es generar todas las ideas posibles, sin categorizarlas ni jerarquizarlas de ninguna manera.

2. Evita juzgar

Para no perturbar el flujo de ideas, evita hacer juicios antes de tiempo. Esto no trae ningún beneficio, así que es mejor esperar a que todas las ideas salgan para empezar a evaluarlas y conocer cada punto de vista.

3. Replantea los problemas como preguntas

Plantear los problemas como preguntas de respuesta abierta puede propiciar un mejor flujo de ideas.‍

4. Amplía las ideas con la frase «sí, y…»

De cierta manera, la creatividad va de la mano con la improvisación. Evita poner peros a las ideas que se plantean y, en su lugar, construye sobre esa idea al decir «sí, y…» para dar con la resolución de un problema.

Herramientas y técnicas para resolver problemas complejos

En caso de que, por cualquier razón, se te presente una situación poco convencional o difícil, te presentamos una serie de técnicas y herramientas para que la resolución del problema llegue a buen puerto:

Análisis FODA

Este procedimiento puede ayudarte a dar con las fortalezas y debilidades de una idea. Como sus siglas lo indican, FODA se trata de:

• Fortalezas: ¿por qué esta solución específica es adecuada para este problema?
• Debilidades: ¿cuáles son los puntos débiles de esta solución? ¿Cómo puede mejorarse?
• Oportunidades: ¿qué otros beneficios podría traer la aplicación de esta solución?
• Amenazas: ¿puede esta solución afectar negativamente al equipo?

Diagrama espina de pescado

Se utiliza para encontrar la posible causa raíz de un problema en concreto. Se basa en el planteamiento de las preguntas ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿con quién?, y ¿por qué?

Su diseño es sencillo. Simplemente, coloca el efecto de una solución en la parte derecha como el planteamiento del problema. Luego enumera todas las posibles causas en la parte izquierda y agrúpalas en categorías amplias. La forma del gráfico resultante es la que le otorga su nombre.

Los 12 «qué más»:

Esta es una sucesión de 12 preguntas y respuestas ideadas para salir de un problema. Consiste en hacer una pregunta sobre una situación problemática y dar con 12 respuestas posibles para la misma.

Cada respuesta puede convertirse en una pregunta y derivar 12 nuevas respuestas. Todo esto se hace en aras de reflexionar lo más posible sobre una posible solución.

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